Flujos de Proceso de negocio en Dynamics 2013: ciclo de vida

Los Flujos de proceso de negocio (FPN) o Business Process Flows son uno de los cuatro tipos de procesos que soporta Microsoft Dynamics CRM y es nuevo para la versión 2013.
El ciclo de vida de un FPN es el siguiente:

• Creación de una instancia del flujo de proceso de negocio
• Cambio de la etapa activa del flujo de proceso de negocio

Creación de una instancia del flujo de proceso de negocio

Los flujos de procesos de negocio (FPN) por definición están asociados a una o más Entidades. Cuando el formulario de la Entidad inicial se abre con un registro ya existente, Dynamics abre la instancia del FPN asociada al registro y ubica al usuario en la etapa activa del proceso. Cuando se trata de un nuevo registro, se dispara el evento de creación de una instancia siempre y cuando:

• La Entidad tenga habilitado su uso en FPN.
• No haya una instancia previa de un FPN asociada a este registro en particular.
• Haya definido al menos un (pueden ser varios) FPN activado para esta Entidad y habilitado para uno de los roles de seguridad del usuario actual.

Dynamics entonces:

• Identifica el FPN al tope de la lista de los que el usuario puede usar y crea una nueva instancia de ese FPN.
• Asigna un nuevo ID que identifique de manera única esta instancia particular del FPN.
• Define cuál es la etapa del proceso. Como se está creando el registro de la Entidad, obviamente la etapa es la primera.
• Define la Entidad inicial y el ID del registro específico dentro de la Entidad.

Cambio de la etapa activa del flujo de proceso de negocio

Los FPN pueden ser usados en una o varias sesiones, es decir que el usuario puede grabar el registro, cerrar el formulario y volver nuevamente a abrirlo en otra ocasión para continuar con el proceso. Se puede avanzar hacia otra etapa del proceso durante la misma sesión inicial o en una sesión posterior. En cualquier caso, Dynamics actualiza la instancia del FPN así:

• Cambia la etapa activa del proceso por la etapa actual.

Si la nueva etapa está asociada a una Entidad diferente de la inicial, adicionalmente a lo anterior:

• Se da la opción al usuario de seleccionar un registro relacionado con el registro de la Entidad inicial o crear uno nuevo.
• Se adiciona el tipo de la nueva Entidad y se asigna el id del registro de la Entidad que el usuario creó o seleccionó.

Una vez un nuevo registro ha sido asociado a una etapa N, es posible cambiarlo devolviendo el proceso al paso anterior (N-1) y avanzando nuevamente a la etapa N para que el FPN pida que se seleccione o cree el registro. Si el proceso ya tenía registros asociados de Entidades diferentes en las etapas posteriores (N+1, N+2, etc.), éstas se actualizan a nulo en la instancia del FPN, ya que dichos registros dependían de la relación con el registro que ya no está en la etapa N.